Tijdsregistratie in Odoo: van gewerkte uren tot factuur
Weten wie wanneer werkt, op welk project, en wat dat kost en opbrengt. In Odoo staat tijdsregistratie niet op zichzelf: de uren die je team registreert, komen meteen terecht in je projecten, je budgetten en je facturen. Zo registreer je één keer en gebruik je die gegevens overal.
Aanwezigheden: wie werkt wanneer
Medewerkers klokken in en uit via een kiosk op de werkvloer, een badge of hun smartphone. Je ziet per medewerker en per week de gewerkte uren en de overuren, en je geeft ze eenvoudig door aan je loonadministratie.
Een betrouwbare registratie van arbeidstijd wordt ook wettelijk belangrijker. Wat dat voor jouw onderneming betekent, lees je in ons artikel.
→ Verplichte tijdsregistratie: wat betekent dit voor jouw onderneming?
Uren boeken op projecten
Wie aan een project werkt, boekt zijn uren rechtstreeks op de juiste taak. Dat kan op verschillende manieren:
- met een timer die je start en stopt terwijl je werkt
- achteraf, per dag of per week in een overzicht
- op je smartphone, onderweg of op de werf
- vanuit een supportticket of een interventie
De projectleider ziet meteen wie op welk project gewerkt heeft, en keurt de uren goed voor ze verder verwerkt worden.
Budgetbeheersing van projecten
Uren registreren heeft pas echt zin als je ze kan vergelijken met wat gepland was.
Gepland tegenover gewerkt
Per project en per taak leg je vooraf het aantal uren vast. Odoo toont hoeveel er al gewerkt is en hoeveel er nog overblijft, zodat je een overschrijding ziet aankomen in plaats van achteraf.
Kosten en marge per project
Elk geboekt uur krijgt de kostprijs van de medewerker mee. Samen met de aankopen en onkosten voor dat project zie je wat een project echt kost, wat het opbrengt en welke marge je overhoudt.
Rapportering over projecten heen
Met analytische rekeningen volg je kosten en opbrengsten op per project, per klant of per afdeling. Zo zie je welke projecten en klanten rendabel zijn.
Factureren op basis van uren
Werk je in regie, dan factureer je rechtstreeks vanuit de geregistreerde uren.
- Goedgekeurde uren worden automatisch factuurlijnen, met het juiste uurtarief per medewerker of per type werk.
- Je kiest per project hoe je factureert: in regie, aan een vaste prijs of per mijlpaal. Combineren kan ook.
- Je klant ziet in zijn klantportaal welke uren er gepresteerd zijn, wat discussies over facturen voorkomt.
- De factuur vertrekt via Peppol of e-mail, en komt meteen in je boekhouding.
Zo gaat er geen gewerkt uur verloren, en hoef je aan het einde van de maand niets meer bij elkaar te zoeken.
Zo gaan we te werk
- Analyse – We bekijken hoe je mensen werken, hoe je projecten verlopen en hoe je vandaag factureert.
- Opzet – We zetten aanwezigheden, projecten, budgetten en uurtarieven op in Odoo.
- Test – We testen met een paar medewerkers en een lopend project.
- Livegang en opvolging – Je team start, en wij volgen op en passen aan waar nodig.
Veelgestelde vragen
Moeten medewerkers elke dag hun uren ingeven?
Dat kies je zelf. Met de timer gebeurt het tijdens het werk. Anders kan het per dag of per week.
Kan ik vaste prijs en regie combineren?
Ja. Je kiest per project, of zelfs per onderdeel van een project, hoe je factureert.
Ik gebruik Odoo al. Kan ik hier zomaar mee starten?
Vaak wel. De apps voor aanwezigheden, timesheets en projecten bestaan al in Odoo. We kijken of ze goed ingesteld zijn en of ze aansluiten op je facturatie en boekhouding.
Werkt het ook voor supportcontracten?
Ja. Uren op supporttickets kan je afboeken van een urenpakket of factureren in regie.
Weet je wat je projecten echt opbrengen?
We tonen je hoe je in Odoo van gewerkte uren naar een correcte factuur en een duidelijk projectbudget gaat.