Vanaf 1 januari 2027 wil de Belgische overheid een algemene verplichting invoeren voor het registreren van de arbeidstijd van werknemers. Dat betekent dat werkgevers moeten kunnen aantonen hoeveel uren hun werknemers daadwerkelijk presteren.
De maatregel kadert in de Europese regelgeving rond arbeidstijd en moet ervoor zorgen dat arbeidsuren, overuren en rusttijden beter gecontroleerd kunnen worden.
Belangrijk: de nieuwe algemene verplichting is momenteel nog niet definitief goedgekeurd. De regering werkt aan de regelgeving, maar de precieze voorwaarden en de ingangsdatum kunnen nog wijzigen. Werkgevers zijn dus vandaag nog niet verplicht om uitsluitend vanwege deze aangekondigde maatregel een nieuw tijdregistratiesysteem in te voeren. Bestaande verplichtingen voor specifieke arbeidssituaties blijven uiteraard wel gelden.
Wat houdt de verplichte urenregistratie in?
De bedoeling is dat werkgevers beschikken over een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem waarmee de werkelijk gepresteerde arbeidstijd van werknemers kan worden vastgesteld.
Het gaat daarbij niet alleen om de contractueel afgesproken uren, maar om de uren die werknemers daadwerkelijk werken.
Een werknemer die bijvoorbeeld volgens zijn arbeidscontract van 9.00 tot 17.30 uur werkt, maar regelmatig langer blijft, moet zijn werkelijke prestaties kunnen laten registreren.
Volgens de huidige plannen moet het systeem onder andere:
- De dagelijkse en wekelijkse arbeidstijd kunnen vaststellen.
- Objectief en betrouwbaar zijn.
- Toegankelijk zijn voor werknemers en bevoegde inspectiediensten.
- De geregistreerde gegevens gedurende vijf jaar bewaren.
- Eventuele afwijkingen van het normale werkrooster kunnen aantonen.
Er wordt niet voorgeschreven dat werkgevers verplicht een klassieke prikklok moeten gebruiken. Ook digitale oplossingen, zoals software of een mobiele applicatie, kunnen hiervoor in aanmerking komen.
Voor wie geldt de verplichting?
De aangekondigde regelgeving is bedoeld voor werkgevers en werknemers in België, zowel in kleine ondernemingen als in grotere organisaties.
Er worden wel uitzonderingen besproken voor bepaalde categorieën werknemers, zoals specifieke leidinggevende functies en werknemers met bijzondere arbeidsregelingen.
De exacte uitzonderingen moeten nog definitief worden vastgelegd.
Ook voor werknemers die regelmatig thuiswerken of op verplaatsing werken, zal moeten worden bekeken hoe de regelgeving uiteindelijk wordt toegepast.
Moet iedere werknemer dagelijks in- en uitklokken?
Niet noodzakelijk.
Volgens het huidige voorontwerp zou het voor bepaalde werknemers mogelijk zijn om te werken met een vast uurrooster waarbij enkel afwijkingen geregistreerd worden.
Een werknemer met een vast uurrooster van 9.00 tot 17.30 uur zou dan bijvoorbeeld alleen moeten registreren wanneer hij vroeger begint, later stopt of op een andere manier afwijkt van zijn normale werkuren.
Voor werknemers met sterk wisselende uurroosters kan een volledige registratie van begin- en eindtijden praktischer zijn.
Welke methode uiteindelijk toegestaan wordt, hangt af van de definitieve regelgeving.
Wanneer wordt urenregistratie verplicht?
De oorspronkelijk voorziene ingangsdatum is 1 januari 2027, met in het huidige voorstel een overgangsperiode tot 31 maart 2027 voor werkgevers die nog geen geschikt registratiesysteem hebben.
Maar op het moment van schrijven, oktober 2026, is de wetgeving nog niet definitief goedgekeurd.
Op 30 september 2026 bracht de Nationale Arbeidsraad advies uit over het voorstel. Daarbij bleek dat werkgevers- en werknemersorganisaties verschillende standpunten innemen over de concrete uitvoering.
Het is daarom nog mogelijk dat zowel de ingangsdatum als bepaalde praktische voorwaarden worden aangepast.
Bedrijven kunnen zich alvast voorbereiden, maar hoeven niet te wachten op de definitieve wetgeving om hun bestaande registratieprocessen te evalueren.
Hoe kan je de arbeidstijd registreren met Odoo?
Voor bedrijven die Odoo gebruiken, is er goed nieuws. Odoo beschikt vandaag al over een toepassing waarmee werknemers hun arbeidstijd digitaal kunnen registreren: Odoo Aanwezigheden (Attendances).
Deze applicatie is specifiek ontwikkeld om begin- en eindtijden van werknemers vast te leggen en biedt verschillende mogelijkheden om dit in de praktijk te organiseren.
Afhankelijk van de onderneming en de manier waarop werknemers werken, kan gekozen worden voor een registratie via de computer, een gedeelde kiosk of een mobiele toepassing.
1. In- en uitklokken via Odoo
De eenvoudigste manier is dat werknemers rechtstreeks in Odoo in- en uitklokken.
Bij de start van hun werkdag klikken ze op de knop om in te klokken. Wanneer ze stoppen met werken, klokken ze opnieuw uit.
Odoo registreert automatisch de begin- en eindtijd en berekent de geregistreerde aanwezigheidsduur.
Deze methode is vooral interessant voor werknemers die dagelijks met Odoo werken en over een eigen gebruikersaccount beschikken.
2. Registratie via een gedeelde kiosk
Niet iedere werknemer heeft een eigen computer of Odoo-account nodig.
Met de kioskmodus van Odoo kan een gedeeld toestel, zoals een tablet of computer aan de ingang van een bedrijf, gebruikt worden als digitale prikklok.
Werknemers kunnen zich identificeren met een persoonlijke pincode, badge of door zichzelf te selecteren, afhankelijk van de gekozen instellingen.
Dit is bijvoorbeeld geschikt voor winkels, magazijnen, productiebedrijven en andere ondernemingen waar meerdere werknemers op dezelfde locatie werken.
Een belangrijk voordeel is dat werknemers hiervoor niet noodzakelijk een eigen betalende Odoo-gebruikerslicentie nodig hebben.
3. In- en uitklokken via smartphone
Voor werknemers die regelmatig onderweg zijn of op verschillende locaties werken, kan de registratie ook via een smartphone gebeuren.
Wanneer de werknemer toegang heeft tot de Odoo-interface, kan hij via zijn mobiele browser in- en uitklokken.
Dat maakt het mogelijk om ook buiten de vaste werkplek arbeidstijden te registreren.
Afhankelijk van de configuratie kan Odoo bovendien locatiegegevens bij het in- en uitklokken registreren.
4. Wat als een werknemer vergeet uit te klokken?
In de praktijk gebeurt het regelmatig dat werknemers vergeten om hun aanwezigheid correct af te sluiten.
Odoo beschikt over mogelijkheden om aanwezigheidsregistraties te controleren en, indien nodig, te corrigeren.
Daarnaast ondersteunt Odoo een automatische uitcheckfunctie, waarmee een openstaande aanwezigheid onder bepaalde voorwaarden automatisch kan worden afgesloten.
Dit kan helpen om onvolledige registraties te beperken.
Correcties en automatische registraties moeten uiteraard zorgvuldig worden beheerd, zodat de geregistreerde arbeidstijd overeenkomt met de werkelijk gepresteerde uren.
Overzicht van de mogelijkheden
| Registratiemethode | Geschikt voor |
| Rechtstreeks in Odoo | Administratieve medewerkers en Odoo-gebruikers |
| Gedeelde kiosk met pincode | Winkels, magazijnen en productie |
| Kiosk met badge | Bedrijven met veel werknemers op één locatie |
| Smartphone | Mobiele medewerkers en thuiswerkers |
| Automatische uitcheck | Aanvulling om vergeten uitklokmomenten op te vangen |
Conclusie
De aangekondigde verplichte arbeidstijdregistratie hoeft voor bedrijven die Odoo gebruiken niet noodzakelijk een grote verandering te betekenen.
Met de bestaande Aanwezigheden-app biedt Odoo al verschillende mogelijkheden om werknemers eenvoudig te laten in- en uitklokken, zowel op kantoor als op verplaatsing.
Een gedeelde kiosk, een persoonlijke pincode, een badge of registratie via smartphone: bedrijven kunnen kiezen voor de methode die het beste aansluit bij hun dagelijkse werking.
DigiSquare volgt de verdere ontwikkelingen rond de Belgische wetgeving op en kan bedrijven ondersteunen bij het correct instellen van de aanwezigheidsregistratie in Odoo.
Zodra de definitieve regelgeving gepubliceerd wordt, kan worden nagegaan of bijkomende instellingen of aanpassingen noodzakelijk zijn.